Consideramos nossos serviços como missão crítica, sendo assim, toda a nossa arquitetura tecnológica foi estruturada com foco na segurança e na disponibilidade, pensada exatamente para quem precisa ter acesso.
Leonardo Brandileone
Diretor de Tecnologia e Conhecimento
Em uma época na qual as informações e os dados circulam de maneira cada vez mais ampla e veloz, é essencial que atividades como a prática do Direito estejam asseguradas por um processo rígido de sigilo e segurança de acesso a documentos e arquivos. Para isso, o Mattos Filho investe em tecnologias que atendam às regras mais modernas do mercado nacional e internacional, com o intuito de garantir aos clientes que suas informações estejam protegidas por uma estrutura robusta de segurança e que, ao mesmo tempo, permitam a agilidade e eficácia no cumprimento de prazos por parte dos profissionais.
O foco sempre está em trazer uma percepção clara das medidas que garantam a segurança tanto para as informações internas quanto externas. “É da natureza da prática jurídica lidar com informações confidenciais de negócios dos nossos clientes, como a criação de um produto ou novas oportunidades de investimentos. Por isso, a preocupação com a segurança da informação é tão relevante”, comenta Thiago Sombra, sócio das práticas de Compliance e de Tecnologia, Inovação e Negócios digitais.
“As empresas precisam ter a certeza e a tranquilidade de que estão contando com um escritório que tenha uma governança de proteção de dados suficientemente estruturada, com investimentos consideráveis e constantes, treinamentos para os profissionais ligados a essas atividades, além da capacidade de permanentemente mensurar os níveis de segurança diante de constantes riscos, ameaças e vulnerabilidades mediante testes de intrusão, implementação de novos sistemas e acompanhamento das tendências de mercado” acrescenta.
Nos últimos três anos, o processo de transformação digital se intensificou no Mattos Filho. Entre as medidas adotadas, estão o investimento na infraestrutura do parque tecnológico, aquisição de soluções e programas externos, além do desenvolvimento de sistemas e aplicativos próprios.
É da natureza da prática jurídica lidar com informações confidenciais de negócio dos nossos clientes, como a criação de um produto ou informações sobre novas oportunidades de investimentos. Por isso, a preocupação com a segurança da informação é tão relevante.
Thiago Sombra
Sócio das práticas de Compliance e de Tecnologia, Inovação e Negócios digitais
Além disso, o escritório buscou se aliar a parceiros estratégicos certificados pela ISO 27000, padrão de normas que é referência internacional para sistemas de gestão da segurança da informação e utilizada pelas maiores organizações empresariais do mundo. O objetivo é posicionar o Mattos Filho na vanguarda do mercado jurídico quando o assunto é inovação e segurança. “Procuramos ter um plano de tecnologia bem consistente e que atenda plenamente as necessidades do cliente”, conta Leonardo Brandileone, diretor de Tecnologia e Conhecimento.
Para ele, o investimento na área reforça a visão que o escritório possui na estratégia de que a tecnologia coopera para viabilizar novos negócios, processos e formas de trabalhar. “Consideramos nossos serviços como missão crítica, sendo assim, toda a arquitetura tecnológica foi estruturada com foco na segurança e na disponibilidade, pensada exatamente para quem precisa ter acesso”, explica Leonardo.
Atualmente, o Mattos Filho conta com uma arquitetura híbrida com datacenter exclusivo, arquitetura híbrida, nuvem privada e pública, utilização de programas próprios e contratados, além do acesso restrito e controlado aos ambientes internos e redes corporativas. Somado a isso, o escritório fortaleceu o investimento em soluções mobile, que permitem mais agilidade de comunicação para a tomada de decisões.
No âmbito interno, a preocupação é manter o nível de atenção das equipes em torno da utilização correta e eficaz de sistemas e programas. Para tanto, o escritório desenvolve uma série de iniciativas que vão de treinamentos e reciclagens recorrentes até a atuação em parceria com consultorias externas para avaliar possíveis riscos e vulnerabilidades das redes, sistemas e comunicações.
Ainda dentro da estratégia de transformação digital, Leonardo Brandileone revela que o escritório trabalha em iniciativas que buscam garantir que a inovação seja um fator de impacto relevante e contínuo. “Isso tem permitido um salto em eficiência, produtividade e qualidade e vêm para apoiar o desenvolvimento do trabalho das equipes, em diferentes formatos e ocasiões”, diz.
Um dos focos atuais do Mattos Filho é garantir um fluxo seguro de acesso aos dados nas estruturas internas de trabalho. Por isso, o escritório monitora de forma ampla a rede de computadores e documentos, a hierarquia e o controle de acesso.
No âmbito da gestão de serviços, um dos focos atuais do Mattos Filho é garantir um fluxo seguro de acesso aos dados nas estruturas internas de trabalho. Por isso, o escritório monitora de forma ampla a rede de computadores e documentos, a hierarquia e o controle de acesso, além de utilizar sistemas de acompanhamento para prazos e comunicações, garantindo, sempre, a confidencialidade no processo e trâmites da informação.
“Nosso objetivo é otimizar tempo e minimizar riscos, de forma que a tecnologia permita que o advogado se dedique à consultoria ao cliente, aos detalhes de documentos, processos e estratégias”, detalha Brandileone.
A adoção de uma “camada tecnológica” sob todos os processos possibilitou ainda que a gestão dos times se tornasse muito mais simples e estivesse na palma da mão, uma vez que tudo está conectado e interligado de maneira on-line. “Isso trouxe um aumento de, no mínimo, 30% de eficiência para o escritório”, calcula.
Dentro de uma realidade na qual o acesso remoto passou a ser quase obrigatório, o investimento nas medidas de segurança e disponibilidade permanecem prioritários. Atualmente, a equipe de Tecnologia e Conhecimento possui mais de 90 profissionais dedicados em tempo integral para oferecer uma experiência cada vez mais dinâmica e segura para clientes e equipes de trabalho.
O Mattos Filho catalogou e digitalizou todo seu acervo, a fim de garantir acesso dinâmico às informações. Ao todo são 20 terabytes, compostos por 10 milhões de arquivos e 37 mil pastas, totalmente identificados e rastreados para controle de acesso.
Como a segurança da informação também contempla os documentos físicos, o Mattos Filho tem um espaço exclusivo para armazenar arquivos físicos. O ambiente, que segue rígidas normas internacionais, tem controle de acesso, câmeras e proteção contra incêndios e enchentes.
Em paralelo, foi realizado um trabalho para catalogar e digitalizar todo esse acervo, a fim de garantir acesso dinâmico às informações. Ao todo, os documentos formam um arquivo de 20 terabytes, composto por 10 milhões de arquivos e 37 mil pastas, totalmente identificados e rastreados para controle de acesso. Exclui-se dessa conta os e-mails e documentos já armazenados nos sistemas de gestão de documentos jurídicos anteriormente. Os e-mails, por sua vez, permanecem replicados em tempo real para sites de outras localidades.
O trabalho utilizando sistemas em nuvem também é uma prioridade. O Mattos Filho foi o primeiro grande escritório brasileiro a migrar os e-mails para a nuvem. Desde então, inovação, disponibilidade e segurança andam de mãos dadas. De forma segura e remota, os profissionais podem acessar ferramentas como o Office 365, Gestão Eletrônica de Documentos (GED), Timesheet (solução para adicionar horas trabalhadas) e sistema de andamento processual. Tudo isso para que equipes tenham rapidez no acesso às informações e, consequentemente, agilidade na tomada de decisão, o que mantém o atendimento e relacionamento com o cliente em constante nível de excelência.
Realidade imposta: como o Mattos Filho segue atendendo com excelência em meio à pandemia
Com o histórico de quem sempre colocou a segurança da informação, a inovação e a tecnologia como prioridades estratégicas, o Mattos Filho está pronto para enfrentar de forma ágil cenários que exijam transformações urgentes. Exemplo disso foi a resposta dada frente aos desafios de comunicação, relacionamento e atendimento impostos pela pandemia da
Covid-19.
A partir de uma força-tarefa que mapeou toda a estrutura e procedimentos internos, bem como os pontos críticos, o escritório foi capaz de replicar todos os processos e acessos das equipes para o ambiente remoto, o que permitiu total segurança e eficiência no acesso a programas e documentos para os cerca de 1400 profissionais.
“Nós já usávamos o que há de mais moderno no mercado e historicamente investimos na capacidade de replicar e expandir nosso parque tecnológico, assim, fomos capazes de trazer uma nova forma de trabalho em tempo recorde, garantindo a continuidade dos negócios sem abrir mão da segurança de nossas informações”, detalha Brandileone.
Preparados para o futuro da segurança e compartilhamento de dados
É uma mudança cultural enorme para um país que sempre viveu com legislações setoriais e de aplicação limitada. Agora, pela primeira vez na história, teremos uma legislação abrangente, que englobará todos os setores da economia e qualquer método de coleta de dados.
Fabio Kujawski
Sócio das práticas de Proteção de dados e Cybersecurity e de Tecnologia, Inovação e Negócios digitais
A partir da entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), o Brasil dará um grande salto na forma como as informações dos clientes e profissionais serão tratadas e resguardadas.
Atento a esse tema, a antecipação das ações é um viés natural do escritório que sempre teve no sigilo e na segurança da informação a prioridade de sua atuação. Além disso, as similaridades entre a LGPD e a GDPR (regulamentação europeia que data de 2016) contribuíram para que muitos avanços ocorressem de maneira ágil e antecipada, considerando a familiaridade com a legislação europeia, principalmente em razão do escritório em Londres. O acompanhamento próximo do time de especialistas foi outro fator relevante que contribuiu para o avanço rápido ainda nas fases iniciais dos debates de adequação à lei brasileira.
Do ponto de vista jurídico, Fabio Kujawski, sócio das práticas de Proteção de dados e Cybersecurity e de Tecnologia, Inovação e Negócios digitais do Mattos Filho, conta que todos os processos internos do escritório foram individualmente revisitados. Isso inclui tanto as informações de clientes quanto os dados de profissionais e sócios geridos pela área de Desenvolvimento Humano. “É uma mudança cultural enorme para um país que sempre viveu com legislações setoriais (bancárias, consumeristas, médicas, profissionais e de internautas) e de aplicação limitada. Agora, pela primeira vez na história, teremos uma legislação abrangente, que englobará todos os setores da economia e qualquer método de coleta de dados”, explica.
Ainda sob o olhar da gestão de dados e informações, que sempre esteve entre as principais prioridades do Mattos Filho, Kujawski conta que o escritório trabalha há mais de dois anos nos processos de adequação e o quanto a nova realidade impactará positivamente o mercado de uma maneira global. “Com a LGPD, qualquer empresa que colete informações pessoais terá de criar um sistema de governança capaz de controlar a legalidade do tratamento desses dados. Aqui, no Mattos Filho, estamos prontos para atuar com excelência nessa realidade”, conclui.
